Quay lại
Tiếp theo

Thứ năm, 01/06/2017 | 08:15 GMT+7


Bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính theo mô hình Đại học 4.0

     Một tín hiệu vui cho Trường đại học Đông Đô, kể từ ngày 01/06/2017 sẽ được áp dụng Quy trình xử lý văn bản trực tuyến trên nền công nghệ của ứng dụng Google Drive theo Thông báo số 169/TB-HCTH của Ban Giám hiệu Nhà trường.

1. Quy trình được trình bày hết sức đơn giản trên 01 trang A4 gồm 5 điểm chính theo trình tự sau:
     Điểm thứ 1: Yêu cầu tất cả văn bản của Trường đại học Đông Đô phải được soạn thảo trên nền Google Drive;
     Điểm thứ 2: Chia sẻ dự thảo cho người có thẩm quyền ký và Phòng HC-TH để kiểm soát về thể thức và nội dung văn bản;
    Điểm thứ 3: Người ký sẽ sửa dự thảo văn bản trên Google Drive và xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý phát hành; trường hợp không đồng ý phải nêu rõ lý do;
     Điểm thứ 4: Sau khi có phản hồi chấp thuận của người ký, Phòng HC-TH sẽ sử dụng chữ ký điện tử đã đăng ký với Trường (trong trường hợp người có thẩm quyền ký đi vắng) và đóng dấu Trường để phát hành;
     Điểm thứ 5: Thời gian xử lý văn bản tối đa là 2 giờ làm việc (tính trong giờ hành chính). Trong quá trình xử lý văn bản, nếu có vướng mắc phải báo cáo cho lãnh đạo cấp trên ngay bằng điện thoại, line, email.

2. Quy trình mang lại những lợi ích thiết thực gì?
     Khi bàn thảo đển ban hành quy trình này, trong Ban lãnh đạo Nhà trường cũng không ít ý kiến băn khoăn, lo lắng về nền tảng công nghệ; về thói quen, nếp nghĩ đã ăn sâu vào ý thức và hành vi của đội ngũ CBGV của Trường. Nhưng vượt lên tất cả, sự quyết tâm vượt lên chính mình, vượt lên những điều kiện còn rất bộn bề của một Nhà trường vừa chuyển sang cơ chế tư thục sau hơn 23 năm thành lập và phát triển, tập thể những người đã gắn bó và cam kết gắn bó lâu dài với vận mệnh của Nhà trường đã được xác quyết.
     Vậy, những lợi ích thiết thực của việc áp dụng quy trình này ở chỗ nào?
     Đối với khách hàng, đây là bước ngắn nhất để có được quyết định của cấp có thẩm quyền cho việc xử lý công việc của mình. Trong kinh doanh, có câu ngạn ngữ đại ý thời gian là tiền bạc! Và trong thời đại công nghệ thay đổi chóng mặt như hiện nay, tốc độ quyết định hiệu quả!
     Đối với những CBGV của Trường, khi tham gia vào quy trình xử lý văn bản sẽ rút ngắn được các công đoạn liên quan đến việc lấy ý kiến của các bên có liên quan vì tất cả được công khai minh bạch trên “phông nền” của Google Drive, thông tin sẽ được phân tích và quy chiếu vào các quy định có liên quan, tránh phải trao đi đổi lại, sửa chữa sai sót và làm đi làm lại nhiều lần…
     Đối với Nhà trường, mục tiêu của quy trình này hướng đến việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả xử lý công việc liên quan đến các lĩnh vực công tác/hoạt động của Trường. Theo đó, năng suất lao động sẽ tăng lên, hiệu quả chung tăng lên, từ đó tiết kiệm được chi phí và dành nguồn lực để tái đầu tư và tăng thu nhập cho Người lao động.

3. Để thực hiện tốt quy trình này, các rào cản/vấn đề gì cần phải được giải quyết?
Theo tôi, có thể tóm tắt một số vấn đề cơ bản sau:
     Vấn đề thứ nhất, phải đồng bộ hóa Google Drive cho tất cả CBGV của Trường. Vấn đề này đề nghị Phòng Truyền thông hỗ trợ cài đặt (trên máy tính cá nhân và điện thoại, các thiết bị có kết nối 3G để đảm bảo sử dụng mọi lúc, mọi nơi cần thiết) và hướng dẫn thực hành, sử dụng thành thạo theo lối cầm tay chỉ việc cho từng người.
     Vấn đề thứ hai, các chức danh có thẩm quyền ký phải đăng ký mẫu chữ ký. Phòng HC-TH phải tiến hành các thủ tục mã hóa chữ ký điện tử và kiểm soát việc quản lý, sử dụng con dấu chặt chẽ vì khi áp dụng công nghệ này rất dễ nảy sinh việc giả mạo, tiêu cực.
     Vấn đề thứ ba, để tránh làm theo hình thức hoặc nửa vời thì chế tài áp dụng cho các trường hợp vi phạm phải được áp dụng một cách triệt để. Mức phạt (trừ vào lương) hoặc xử lý kỷ luật (nếu có) được thể hiện trong Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể. Điều này sẽ được quy định cụ thể trong bộ Quy định mới, được ban hành trước 30/6/2017. Các trường hợp vi phạm trong thời gian chạy thử nghiệm (từ 01/6/2017 đến 30/6/2017) sẽ bị nhắc nhở bằng văn bản và công bố công khai trên bảng tin và trong các cuộc họp giao ban của Trường.
     Qua website của Trường, tôi xin nêu một số nội dung vừa có tính chất làm rõ một số điểm mà trong khuôn khổ 01 trang A4 không chuyển tải hết và đề nghị được thảo luận rộng rãi với mong muốn Trường ta sẽ thay đổi và hướng tới đẳng cấp quốc tế như câu slogan: Be International đã được xác quyết. Rất mong nhận được ý kiến nhận xét phản biện của Quý Thầy Cô.

Mọi ý kiến xin vui lòng gửi về địa chỉ Email: khucvanmat@hdiu.edu.vn
hoặc số điện thoại: 0931 699 600.
Trân trọng cảm ơn vì đã đọc qua bài viết này!